الرئيسية » مال وأعمال | نماذج وخطابات » نماذج خطابات ادارية مميزة .. شروط كتابة خطاب اداري

نماذج خطابات ادارية مميزة .. شروط كتابة خطاب اداري

نماذج خطابات ادارية مميزة .. شروط كتابة خطاب اداري
اعلان
نماذج خطابات ادارية مميزة .. شروط كتابة خطاب ادارينماذج خطابات ادارية مميزة .. شروط كتابة خطاب اداري، يعتبر نموذج الخطاب الإداري من أهم النماذج في مجال الأعمال والتمويل، وعلى وجه الخصوص تُستخدم هذه النماذج بشكل أساسي في تبادل المعلومات والإشعارات بين المنظمات التجارية والمنظمات المختلفة والمهنية والنشاطية، بالطبع كل نشاط تتطلب العلاقات أو الحدث أو الإدارة أشكالاً مختلفة من خطاب الإدارة، في هذا الصدد سوف تشرح الفقرات التالية ماهية هذه النماذج، وبعض الأمثلة المناسبة لهذا الغرض.

نماذج خطابات ادارية

يمكننا تعريف الخطاب الإداري على أنه المعلومات التي يتم تبادلها رسمياً في المنشأة بين الموظفين والمديرين، أو أولئك الذين لديهم شخصية اعتبارية ممثلة بالقسم الإداري بما في ذلك داخل المؤسسات، تحمل الخطابات الإدارية فقط النموذج الورقي المعتاد على الرغم من أن الخطاب الإلكتروني كما يترك الختم جهة اتصال خاصة به، فهو يعتمد الآن على البريد الإلكتروني لتسليم الخطابات والمعلومات الإدارية للموظفين والمديرين، وهناك العديد من نماذج تنسيق خطابات الإدارية الموثوقة يمكن الحصول عليها بتنسيق doc كملف Word من "هنا" أو ملف PDF من "هنا".

انواع الخطابات الادارية

نظراً لتنوع أنشطة وأغراض إرسال الخطابات والمعلومات الإدارية في الشركات المختلفة، يقول الخبراء في مجال العلاقات العامة من مختلف المنظمات التجارية أن هناك أكثر من نوع واحد من الخطابات الإدارية، وهناك اختلافات بين الخطابات والتقارير والمذكرات اختر من بينهم الأفضل والأنسب للنشاط، ثم ابدأ بإعداد هذا الخطاب وإرسالها إلى الموظفين المعنيين، أنواع هذه الخطابات كالتالي :-

رسالة إدارية عامة

المعلومات الإدارية هي المعلومات التي يتم إعدادها وإرسالها لتعزيز العلاقة بين الإدارات المختلفة داخل منظمة العمل، تتضمن هذه المعلومات القرارات والمعلومات التي يجب أن يعرفها جميع أعضاء المنظمة في كل قسم، وبالطبع يختلف محتوى الرسالة باختلاف المرسل، ويختلف إرسال رسائل الإدارة للموظفين عن إرسال رسائل الإدارة إلى المدير العام أو رؤساء الأقسام، كما يختلف أيضاً عن الإرسال إلى قسم أو مجموعة موظفين أو العاملين في منظمة في وقت الأخبار.

المذكرات الإدارية

تحظى المذكرة الإدارية بشعبية كبيرة وتستخدم في المنظمات التجارية، فهي تختلف عن الخطاب الإداري في صغر حجمه وفي معظم الحالات لا يتجاوز حجمها صفحة واحدة، أما بالنسبة لمحتوى المذكرة الإدارية فهي تتعلق بشكل أساسي بمهام العمل اليومية، بما في ذلك ترتيب مجموعة من المهام لإكمالها لأحد الموظفين أو رؤساء الأقسام أو إرسال مذكرات لتذكير بعض الأحداث المهمة في المنظمة مثل الاجتماع تواريخ.

التقارير الإدارية

تعد التقارير الإدارية من أهم أشكال الخطاب الإداري في مؤسسات العمل العامة والخاصة، وهي في الحقيقة تدور حول موضوع أو حدث واحد فقط، من الضروري معرفة كيفية كتابة تقرير إداري من أجل تقديم أهم التفاصيل والمعلومات المتعلقة بهذا الموضوع أو الحدث وإظهار مزاياها وعيوبها، يذكر أن رؤساء الأقسام والمديرين يعتمدون دائماً على التقارير التي يتلقونها من الموظفين والمرؤوسين في المنظمة من أجل اتخاذ قرار نهائي وصحيح بشأن موضوع أو قضية، المحتوى المحدد لسير العمل في المنظمة.

نماذج رسائل ادارية

سيختلف محتوى إعداد خطاب إداري بالتأكيد وفقاً للغرض من إعداده، ولكن من أجل أن يتم اعتماده بشكل حقيقي ورسمي في منظمة الأعمال، هناك بعض الأجزاء التي لا يمكن تجاهلها أو تجاهلها في الرسالة الإدارية، وكذلك الأمثلة النموذجية والأمثلة التي يمكن عرضها للمساعدة في فهم الأشكال الأساسية لهذه النماذج من الخطابات الإدارية كما يلي :-

نموذج رقم 1

موضوع الرسالة: طلب ملفات إدارية للشركة

التاريخ/........................شركة/..........................
الى رئيس القسم/......................................

بعد التحية ..

بما أن المهمة الموكلة إليّ تعتمد على معالجة المعلومات الواردة في هذا الملف، أطلب منكم مساعدتي في الحصول على ملف الإدارة (الرقم المرجعي.......) ، وأتعهد بإعادة هذا الملف مرة أخرى بعد استكماله والغرض منه.

ولكم كل الشكر والاحترام ..

اسم الموظف/................................
التوقيع/.........................................

نموذج رقم 2

شركة/.....................................
التاريخ......./......../.....................
إلى مدير عام مؤسسة/.....................

موضوع الرسالة: تأجيل موعد الاجتماع

لقد قمت بتقديم طلب من خلال هذا الخطاب، لطلب الموافقة على تأجيل موعد الاجتماع الشهري المقرر عقده في التاريخ...../....../........ للأسباب التالية/......................................

يتم إرسال الموعد الجديد للاجتماع حتى تتم الموافقة عليه وإخطار جميع الموظفين، وأنا أحترمك تماماً وأقدر لك.

اسم المرسل (مشرف المؤتمر)/..............................

ترسل نسخة من قرار تأجيل موعد الاجتماع إلى: (الإدارة العامة، رئيس لجنة المؤتمر، والموظفون المرتبطون بالحضور).

نموذج رقم 3

التاريخ/...........................شركة/.............................
إلى مدير شؤون الموظفين/.........................................

موضوع الرسالة: إجازة مرضية

بالنظر إلى أن تقريري الطبي يتطلب راحة خلال الفترة الزمنية......../......../..........وحتى....../......../..........، اتمنى ان احصل على اجازة اثناء الفترة المذكوره سابقاً.

اسم الموظف/.............................
التوقيع/..................................

(إرفاق تقرير طبي رسمي يؤكد أن الموظف يحتاج إلى إجازة مرضية).

شروط كتابة خطاب اداري

عند كتابة رسائل إدارية مختلفة يجب مراعاة سلسلة من الشروط، لكي تكون رسمية، وهي :-
  1. الاعتماد على لغة حوار مريحة وواضحة وبليغة تعتمد على مفردات سليمه وبعيداً عن المفردات العامية، حتى يتمكن متلقي الرسالة من فهم محتواها والغرض منها بسهولة.
  2. يجب أن تكون جميع المعلومات الواردة في الرسالة صحيحة ومسجلة ومعتمدة بحيث يكون لدى المستلم فرصة كبيرة لقبول محتوى الرسالة أو رفضه.
  3. المهم أن تكون عبارة الرسالة قصيرة ومقنعة من أجل تحقيق الهدف المقصود من إرسالها سواء كان طلباً أو تقديم شكوى أو غير ذلك، وبدون أي تفاصيل إضافية غير مجدية.
  4. يجب أن يشير الخطاب الإداري إلى تاريخ الارسال واسم ومحتوى المستلم واسم وتوقيع المرسل والمستندات المطلوبة إذا لزم الأمر.

مواصفات الرسائل الادارية

هناك مجموعة من المعايير المهمة التي يمكن أن تميز هذه الرسالة عن كونها خطاباً إدارياً معتمداً رسمياً، وأهمها ما يلي :-
  • يجب أن تحتوي الترويسه على العنوان الرئيسي لسبب إرسال هذه الرسالة مثل طلب ملف الإدارة وطلب تأجيل الاجتماع وما إلى ذلك.
  • حدد التاريخ الكامل لإرسال الخطاب، بما في ذلك اسم المنظمة.
  • تحقق من اسم الشخص المتلقي للرسالة، سواء كان شخصاً عادياً أو شخصاً اعتبارياً.
  • اكتب تحية افتتاحية أو مجرد كلمة (بعد التحية).
  • توضيح عنوان الرسالة بلغة بليغة، ثم توضيح مضمون الرسالة.
  • تحية ختامية قصيرة.
  • توضيح اسم وتوقيع المرسل.
  • انتبه لنوع الورق المستخدم في الكتابة.
  • استخدم خطوطاً واضحة بالحجم المناسب وابتعد عن الخطوط التي تحتوي على رموز أو أشكال غير واضحة.
  • يجب أن تعتمد على استخدام علامات الترقيم وأن تكون حريصاً على ترك مسافات مناسبة بين فقرات الرسالة.
  • انتبه لتنسيق شكل القرطاسية وتنسيق الهوامش والترويسات.
أخيراً في نهاية هذا المقال نقدم عينات مختلفة من الرسائل الإدارية، كما نوضح شروط كتابة الرسائل الإدارية وأهم المعايير والميزات التي يجب اتباعها لإنشاء خطابات رسمية وخطابات جديرة بالثقة ليتم إرسالها بين افراد منظمة العمل.
اعلان

آخر المشاركات

إرسال تعليق